Nytt journalsystem
Etter planen var Helse-Nord det første regionale helseforetaket som skulle gå over til å bruke det nye journalsystemet, Dips Arena. Grunnet forsinkelser ble det ikke slik og Helse-Vest kom i forkjøpet. Arena forventes å gi muligheter for vesentlig bedre rapportering av tvangstall, se vår tidligere artikkel om dette.
Helse-Vest har valgt å gjøre overgangen først for enheter innen psykisk helsevern og rus. Somatikken kommer mot slutten av neste år.
Den 16. november gikk Helse-Bergen over til Arena (2500 ansatte).
Helse Førde gjør overgangen i uke 2 i 2021 (580 ansatte) og Helse Fonna i uke 4 (900 ansatte). Helse Stavanger kommer etter i mars (2000 ansatte).
Det er altså en helt annen skala enn pilot-prosjektet som har pågått ved Diakonhjemmet sykehus de siste 2 årene.
Tvangsforsk har kontaktet psykiatrisk klinikk i Helse-Bergen og kontrollkommisjonen ved Sandviken sykehus for å høre hvordan oppstarten har gått.
Overlege ved en av psykosepostene og tillitsvalgt, Morten Svendal Hatlen (bildet), mener at overgangen gikk over all forventning, på tross av at det var mye nytt å forholde seg til de første dagene.
«Noen få feil/mangler ble avdekket, men raskt korrigert, og både praktisk hjelp men også mulighet til å få gjennomført forbedringer i programmet har vært lett tilgjengelig.
Selv om mye fortsatt er uvant, og erfaringene delte, synes mange – både vedtaksansvarlige og postpersonale – at det er en fremgang, og liker Arena bedre fordi det er mer intuitivt og mer oversiktlig. En del behandlere særlig synes Arena krever flere klikk og tar lenger tid. Mange har også pekt på at opplæringen med fordel kunne ha vært mer spisset, for eksempel på om man arbeider i sengepost eller poliklinikk. Særlig postpersonale trekker frem at det er en fordel å kunne protokollføre gjennomføringen av vedtak elektronisk fremfor i papirbøker, men det kan være en utfordring å komme inn i og huske nye rutiner. Noen større forbedringsmomenter er det likevel, blant annet savnes særlig listefunksjonalitet nødvendig for at merkantilt ansatte skal kunne forberede saker for kontrollkommisjonen, som per i dag er helmanuelt og tungvint. Ny begrepsbruk og rutine for faglig ansvarlig for oppfølging av tvangsmiddelvedtak fattet av ansvarshavende ved avdeling er også noe som viste seg vanskeligere og mer annerledes enn organisasjonen var forberedt på.»
Leder av kontrollkommisjonen ved Sandviken, Paal-Henrich Berle (bildet) har følgende å si:
«Det er vel riktig å si at vi er svært forventningsfulle til at Dips Arena skal lette vårt løpende arbeid og selve utførelsen av kontrolloppgavene i møtene.
Vårt umiddelbare inntrykk er at systemet ser ut til å kunne dekke kontrollkommisjonens behov, selv om overgangen fra manuelle systemer nok vil ta noe tid å venne seg til. Det har under oppstarten blitt klart at det er noen mindre «barnesykdommer» og ufullstendigheter både i forhold til dokumentmaler og funksjonalitet, men vi opplever velvillig og konstruktiv oppfølgning fra avdeling for E-helse og IKT. Ettersom programvaren også er ny for institusjonens ansatte, forventer vi at det kan ta litt tid før brukeropplevelsen blir optimal, og at det kan bli behov for løpende evalueringer og forbedringstiltak.
Jeg forventer at Dips Arena vil medføre betydelige endringer for kontrollkommisjonens løpende arbeid. For det første får kontrollkommisjonens leder og nestleder ekstern tilgang til systemet via VPN, som for uten å være ressursbesparende, gir oss bedre mulighet til å gi rask respons på henvendelser som krever umiddelbar oppfølgning.
Egenstyrt tilgang til EPJ med fjernaksessløsninger effektiviserer i stor grad kommisjonens arbeid, så vel som institusjonens tilrettelegging for kommisjonen. Dette anses spesielt verdifullt nå under koronautbruddet, der det har vært begrenset tilgang til institusjonene og utstrakt bruk av hjemmekontor. Løsningen sikrer også bedre kontroll med hvem som har hatt tilgang til pasientopplysninger, da dette logges i EPJ. Videre reduseres sårbarheten som følger med forsendelser av papirdokumenter og oppbevaring av disse hos leder/nesteleder. Papirforbruket vil dessuten bli merkbart redusert, og vi er svært glade for å kunne kvitte oss med de håndskrevne skjermings- og tvangsprotokollene.
Kontrollarbeidet i møtene blir heretter utført 100% digitalt ved at hvert av kommisjonsmedlemmene har tilgjengelig egen PC og ekstraskjerm i møterommet. Med direkte tilgang til pasientlister, behandlingsjournal, vedtak og gjennomføringslogger m.m., vil kommisjonen raskt og enkelt kunne skaffe seg en god oversikt for kontrollarbeidet. Mulighetene som gis ved at man nå kan lese opplysninger om pasientforløpet i sammenheng, vil gi kommisjonen et mer fullstendig bilde og forbedre grunnlaget for velferdskontrollen opp imot den enkelte pasient. Dette vil komme pasientene til gode i form av økt rettssikkerhet.»
